Description du poste
Sous la responsabilité de la Cheffe de Service, vos principales missions :
Accueil et Communication
- Accueil l’accueil physique et téléphonique de l’établissement
- Gérer la boîte mail de l’établissement
- Transmettre les informations aux familles, services et partenaires
- Diffuser et afficher les informations nécessaires au bon fonctionnement de l’établissement
Gestion administrative et suivi des dossiers
- Traiter le courrier postal
- Classer et archiver les documents
- Gérer administrativement les admissions
- Respecter les procédures en vigueur
- Créer des tableaux et des outils nécessaires au bon fonctionnement de l’établissement
- Gérer la facturation en lien avec le service comptabilité et les fournisseurs extérieurs
- Qualifier les INS via le logiciel Ogyris
Suivi et coordination des activités
- Planifier mensuellement le tableau de présence des jeunes
- Participer aux réunions de service et rédiger des comptes rendus
- Gérer la logistique des transports collectifs de l’établissement en lien avec le prestataire
- Organiser la gestion de la flotte de véhicules en interne
Gestion des outils et logiciels
- Utiliser le logiciel Bluekango pour les déclarations d’évènements indésirables
- Saisir les dossiers uniques sur le logiciel Ogyris
- Etablir la facturation mensuelle via le logiciel EIG
Participation aux évènements et enquêtes
- Participer aux opérations associatives
- Contribuer aux enquêtes ANAP, rapport d’activités, enquête 32
Rémunération selon expériences (cc 66)
CDD Temps Partiel 3 mois - 68h25 par mois
Autres détails
Profil recherché
Vous disposez d’un diplôme de niveau IV et des compétences suivantes :
- Formation en administration gestion ou secrétariat nécessaire
- Maîtrise des outils bureautiques et logiciels spécifiques
- Connaissance du secteur médico-social et des réglementations en vigueur
- Excellentes compétences en communication et en organisation
Qualités attendues :
- Sens de l’organisation et de la rigueur
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Autonomie et réactivité
- Esprit d’initiative et capacité à résoudre desproblèmes
- Bonne capacité relationnelle et esprit d’équipe
- Capacité d’adaptation
Description de l'établissement
IME
Domaine du Breuil
17230 ST OUEN D'AUNIS